Como Migrar a SharePoint 365 de forma controlada

La migración a SharePoint, una plataforma de colaboración y gestión de documentos de Microsoft, puede ser un proyecto complejo que requiere una planificación cuidadosa. Aquí te ofrecemos una guía general sobre cómo abordar esta migración:

1. Evaluación y Planificación:
   • Evalúa tus necesidades actuales de almacenamiento de datos, colaboración y gestión de documentos.
   • Identifica qué datos y documentos necesitas migrar a SharePoint.
   • Decide entre SharePoint Online (parte de Microsoft 365) o SharePoint Server (instalado localmente).
2. Preparación del Entorno de SharePoint:
   • Configura tu entorno de SharePoint, ya sea en la nube o en servidores locales.
   • Establece la estructura de sitios, bibliotecas de documentos y sistemas de permisos.
3. Limpieza de Datos:
   • Antes de la migración, es crucial limpiar los datos. Esto incluye eliminar documentos duplicados o innecesarios, organizar la estructura de carpetas y asegurarse de que los datos estén actualizados.
4. Herramientas de Migración:
   • Decide si utilizarás herramientas de migración de terceros o las proporcionadas por Microsoft, como la Herramienta de Migración de SharePoint (para pequeñas a medianas migraciones) o el Servicio de Migración de SharePoint Online (para migraciones más grandes).
5. Migración de Datos:
   • Realiza una migración de prueba para identificar posibles problemas y ajustar el proceso según sea necesario.
   • Mueve tus datos al entorno de SharePoint. Esto puede hacerse en fases, migrando los datos más críticos primero.
6. Formación y Adopción:
   • Capacita a tus usuarios en cómo usar SharePoint efectivamente. Esto es crucial para asegurar una adopción exitosa de la plataforma.
   • Proporciona recursos y soporte para ayudar a los usuarios a adaptarse al nuevo sistema.
7. Mantenimiento y Optimización:
   • Una vez completada la migración, monitorea el uso de SharePoint y recopila comentarios de los usuarios.
   • Realiza ajustes y mejoras basadas en los comentarios y en el análisis de uso.
8. Consideraciones de Seguridad y Cumplimiento:
   • Asegúrate de que la migración cumpla con las políticas de seguridad y privacidad de datos de tu organización y con las regulaciones externas aplicables.
9. Backup y Recuperación:
   • Establece políticas de backup y recuperación para los datos de SharePoint para proteger contra pérdidas de datos.
10. Soporte Continuo:
    • Proporciona un mecanismo para que los usuarios informen problemas y soliciten ayuda para garantizar que cualquier problema se resuelva rápidamente.

Es importante notar que cada migración es única y puede requerir pasos adicionales específicos para tu organización o industria. Considera la posibilidad de trabajar con un consultor de SharePoint o un proveedor de servicios para guiar y asistir en tu migración.
En Incomaz te ayudamos en tu proceso de migración a SharePoint. Si tienen alguna pregunta rellena el siguiente formulario y te ayudamos.